このページの目的
このページでは、ReDocSの運用へ向けて、初期登録から基本操作の流れをご案内します。
なお、リドックスでは初期操作サポートを行っております。
基本操作については、各ユーザー様にあった操作内容や手順をご案内しております。
基本操作の流れ
基本操作の流れは以下の通りです。
- ・STEP登録
- ・初期設定
- ・契約者登録
- ・更新作業
- ・解約作業
- ・入金登録作業
- ・オーナー精算作業
- ・契約書類出力
- ・対応履歴登録
- ・申込情報登録
まずは、初期設定から進めていただくことで、スムーズにリドックスを運用いただけます。
STEP登録
リドックスのアカウント作成後は、STEP操作が必須となります。
操作の手順については、以下のリンク先をご参考ください。
初期設定
初期設定では、ユーザー様の情報や契約者の情報を登録していきます。
主な初期設定は、以下の通りです。
操作の手順については、以下のリンク先をご参考ください。
- ・メンバー招待・・・操作担当者ごとにログインメールドレスやパスワードを設定できます。
- ・事業所情報の登録・・・会社情報やインボイス番号を入力します。
- ・契約初期設定の設定・・・新規契約者登録時のデフォルトが設定できます。
- ・勘定項目の設定・・・専用の勘定項目を作成できます。
- ・表示順序の設定・・・オーナーや物件を選択する際の表示方法を設定できます。
- ・更新猶予期間の設定・・・更新作業を行う際に余裕をもって作業するための期間を設定できます。
- ・請求期限の設定・・・入居精算書や更新請求書の期限をあらかじめ設定できます。
- ・オーナー精算抽出範囲・・・オーナー様への送金時に影響の設定です。
- ・オーナー精算公開設定・・・オーナーページを利用中の場合にご設定いただきます。
- ・契約最終月の請求方法・・・契約最終月の賃料について「満額」「日割り」いずれかの請求方法を設定できます。
- ・小数点以下の取り扱い・・・小数点以下の取り扱い方法を設定できます。
- ・更新時賃料変更時の計算方法・・・更新時に変更となる賃料をどのように請求するか設定できます。
契約者登録までの流れ
契約者を登録するには、以下の手順で登録していきます。
オーナー情報 ⇒ 物件情報 ⇒ 部屋情報 ⇒ 契約者情報
契約者登録の方法について
契約者登録方法は、2通りあります。
- ・リドックスの各画面で直接手入力する方法
- ・専用のフォーマットを利用して取り込む方法
手動での登録とインポートの違いは、お手元の契約者資料が「紙ベースなのか」「Excelベースなのか」によって使い分けていただきます。
「Excelベース」の場合は、専用のインポートフォーマットへ情報を移すことが可能なため、新規情報登録までの効率化を図ることが可能です。
リドックスへ手動で新規情報を登録する場合は、以下のリンク先をご参考ください。
リドックスへ専用のインポートフォーマットを使って登録する場合は、以下のリンク先をご参考ください。
更新作業
リドックスのホーム画面にある『更新未処理』に契約者が上がっている場合は、更新処理作業を行います。
更新処理を行うことで、入金および送金作業をスムーズに行っていただけます。
操作の手順については、以下のリンク先をご参考ください。
- ・ホーム画面の『更新未処理』とは
- ・ホーム画面の『更新未処理』に上がるルールとは
- ・更新猶予期間の設定方法
- ・更新案内・更新請求について
- ・終了通知・再契約案内の出力方法
- ・自社で利用している書式を利用したい
- ・更新仮登録中に「解約」となった場合
- ・更新アラート機能について
解約作業
解約予定の契約者は『解約処理』を行うことで、解約書類の出力や解約精算が可能となります。
操作の手順については、以下のリンク先をご参考ください。
入金登録作業の流れ
入金登録の作業では、以下の手順で作業を進めていただきます。
ダイヤマーク♦については、以下項目のリンク先をご参考ください。
- ♦家賃管理開始月の設定・・・リドックス上で何月分から入金管理を行うか（滞納判定を開始するか）設定します。
- ・家賃回収先口座の設定
- ・月額費用の登録
- ♦請求書の出力・・・毎月の請求書を出力できます。
- ・入金登録
家賃回収先口座の設定
家賃回収先の口座を登録し、各物件の回収先口座として紐づけていきます。
なお、口座振替カスタマイズを行うユーザー様は、契約者の家賃引落先口座の設定をお願いします。
操作の手順については、以下のクリック先をご参考ください。
月額費用の登録
毎月または隔月や定期的に賃料と合わせてご請求がある場合は、あらかじめ項目を設定の上で請求を立てます。
水道検針などの検針票を元に請求額を確定している場合は、検針値から自ておく動的に請求額を計算する《変動費マスター》を利用できます。
操作の手順については、以下のクリック先をご参考ください。
- ・月額固定費の設定について・・・引落手数料や町内会費など、固定の金額を請求する場合は登録をお願いします。
- ・月額変動費の設定について・・・光熱費や水道代など、変動する金額を請求する場合は登録をお願いします。
- ・変動費用マスターの設定方法・・・水道検針値など、検針表を基に利用量から請求金額を自動計算できる機能です。
入金登録
家賃の回収方法に合わせて、入金登録方法をご案内しております。
【銀行振込】
入居者からの家賃回収方法が振込の場合は、記帳した入金日を登録していきます。
なお、入金日を入力する手間や負担を減らしたい場合は、ネットバンキングとの連動オプションサービスを推奨しております。
【口座振替利用者の場合】
口座振替を利用して回収している場合は、依頼データの作成および結果データの取り込みカスタマイズをご案内しております。
カスタマイズを利用しない場合は、手動での消し込みをお願いいたします。
カスタマイズの場合は、別途ご案内も行っております。
・口座情報の登録方法
・依頼データ作成方法
・結果データ取込方法
オーナー精算作業
リドックスで行える作業は、送金明細の作成となります。
送金明細を作成することで、毎月や年間の収支報告書が出力できます。
管理固定費の登録
オーナー様から見て、固定の支出がある場合にご登録いただきます。
操作の手順については、以下項目のリンク先をご参考ください。
オーナー精算設定
あらかじめ、オーナー精算の詳細を設定します。
以下のリンク先をご参考ください。
オーナー送金明細の作成
オーナー様への送金精算を行い、精算明細を出力します。
オーナー精算を行うことで「年間収支報告書」の出力が可能となります。
操作の手順については、以下のリンク先をご参考ください。
また、オーナー様への送金依頼をかける際、依頼データをリドックスから吐き出すための「一括送金オプションサービス」も承っております。
契約書類出力
リドックスオリジナルの賃貸借契約書や重要事項説明書が出力できます。
また、現在自社で利用中の書式をリドックスへセットすることも可能です。
特約事項の設定
物件共通または部屋・契約者ごとの特約事項を登録いただけます。
また、特約事項のコピー機能を利用することで、物件や部屋ごとの特約を入力する手間を省くことが可能です。
操作の手順については、以下のリンク先をご参考ください。
賃貸借契約書・重要事項説明書の出力について
リドックスオリジナルの賃貸借契約書および重要事項説明書を出力いただけます。
操作の手順については、以下のリンク先をご参考ください。
テンプレートセットについて
自社の書式やオリジナル書式を変更して出力したい場合は、テンプレートセットをご利用いただけます。
操作の手順については、以下のリンク先をご参考ください。
入居精算書の作成について
入居費用がある場合「入居精算書」の作成が必須となります。
「入居精算書」を作成することで、入居時の請求費用を立てることが可能なため、入金管理まで行っていただけます。
操作の手順については、以下のリンク先をご参考ください。
帳票出力について
画面右上の【ユーザー設定】より、帳票出力ボタンを用意しております。
以下のリンク先をご参考ください。
対応履歴登録について
物件共用部または部屋・契約者ごとの対応履歴を登録できます。
対応履歴を登録することで、対応内容の記録はもちろん報告書や精算業務に紐づけることが可能です。
申込機能の登録について
募集業務は、外部の募集サイトと連携はしておりません。
リドックスで行えるのは、以下の内容となります。
・お部屋ごとに募集要項の登録が可能
・募集要項に沿って、募集図面（マイソク）の出力が可能
・内件予約表の登録が可能
・専用の募集ページの作成が可能（外部への連携は不可）
・申込情報の登録および管理が可能
・申込受付くんのAPI連携が可能
・申込ページから申込情報の登録が可能