解約処理方法

賃貸管理ソフトReDocSで操作できる「解約処理」について説明します。

賃貸管理している契約者から、お部屋や駐車場などの契約を解約すると申し出があった際は、
リドックス上で【解約処理】を行ってください。

リドックスで解約処理を行っていただくメリットは以下の通りです。

• 解約届（解約通知書）、解約合意書、契約者・オーナーへの原状回復工事の請求書、解約精算書をワンクリックで出力できます。
• 賃料の預かり戻し、契約者から請求した原状回復工事費用などのお金のやりとりを登録できます。
• 解約に伴う費用の入金登録漏れを防ぐことができます。
• オーナーへの送金明細に、オーナーへの原状回復工事費用の請求および、敷金返還の旨を反映することができます。
• 入居中の契約者がいつ解約したかを、入居者履歴の契約終了日に反映させることができます。
• 解約日の登録によって、退去月の日割り賃料を自動計算してくれます。

解約処理画面への移動方法

解約処理画面へは、以下の方法にて移動することが可能です。

1. 該当物件のスタッキングプランより、グレー色の「解約画面」ボタンをクリックして解約処理を行う方法
   
   現在契約期間中の契約者は、この操作方法で解約処理を行うことが可能です。
   
   
2. 該当契約者の更新仮登録画面より、解約処理を行う方法
   
   該当の契約者が、更新仮登録状態まで進んでいる場合は、
   更新仮登録画面より解約処理画面に移行することが可能です。
   
   
   
3. 該当の契約情報から解約処理タブを押して解約処理を行う方法
   
   更新処理を長い期間し忘れていて、スタッキングプランに契約者名が出てこない場合は、
   契約情報から解約処理を行うことが可能です。
   （契約情報は、入居者履歴から確認いただけます。）
   
   ※1 スタッキングプランより、契約者履歴をクリック。
   
   
   ※2 該当契約者名をクリックしたら、解約処理タブをクリックしてください。
   

解約処理画面の反映箇所

解約通知日を登録

• 解約通知日を登録
  契約者から解約の申し出があった日を登録する画面です。
  解約通知日を登録することで、解約届（解約通知書）がPDF形式かWORD形式で出力可能です。

• 解約通知日を登録すると、ホーム画面の解約処理中画面にカウントされるようになります。
  以降の解約処理については、ホーム画面から解約処理中のボタンをクリックして解約処理ステータスにお進みください。
  

解約情報を登録

• 解約情報を登録
  契約者が退去する日および
  予め契約者に提出してもらった解約通知書に記載されていた事項があれば、情報を登録してください。
  この画面で解約日などを登録することで、解約合意書の出力が可能です。
  

工事詳細を登録

• 工事詳細を登録
  原状回復工事費用の項目や金額、負担割合の登録をする画面です。
  請求書を発行するために、必要な情報を入力してください。
  原状回復工事項目を登録すると、契約者およびオーナーへの原状回復工事にかかる請求書が出力可能です。
  
  ※予め、物件情報画面およびユーザー設定で工事詳細のマスターを登録しておくことも可能です。
  項目や金額を登録しておくことで、解約処理ステータスでの請求書作成にかかる時間が大幅に削減されますのでご活用ください。
  
  
  • 単価
    単価は、消費税が課税対象の場合「本体価格（税抜金額）」を登録してください。
    また、単価および原価は半角数字で入力してください。
  • 合計請求金額
    合計請求金額は、数量、単価を登録することで自動的に金額が反映されます。
    また該当の項目について「請求先負担」にパーセンテージを登録すれば、貸主負担分金額も自動計算されますのでご活用ください。
    

解約精算書を作成

• 解約精算書を作成
  リドックスで登録した契約条件および原状回復工事費用の内容が、解約精算書作成画面に反映されます。
  この画面で登録が完了すると、契約者向け解約精算書が出力可能です。
  
  
  
  

• 預り金（敷金・保証金など）
  契約条件で登録した「敷金」「一時預かり金」が反映されます。
  
• 預かり家賃・その他費用戻し（超過入金分返金）
  解約処理ステータスより「解約日」を登録することで、退去月の日割り請求金額が自動計算されます。
  自動計算された日割請求金額より、リドックスにすでに登録している入金金額の方が多かった場合は
  画像のように、預かり家賃戻しとして表示される仕様です。
  （例：退去月の賃料はとりあえず満額受け取っている場合など）
  敷金と併せて契約者に返金する際は、解約精算書作成画面で、預かり家賃戻しのチェックもお願いします。
  
• 家賃、その他費用未収金
  解約処理ステータスより「解約日」を登録した時点で、入居時の賃料が滞納になっている場合は
  家賃、その他費用未収金に表示される仕様となっております。
  この項目に項目が載っていなければ、契約者の滞納金額は0円です。
  
• 借主請求分
  借主に請求する費用を登録します。
  例：ルームクリーニング費用、原状回復工事費用、敷金償却費用など
  
  予め、以下の箇所に登録しておくと、自動的に借主請求分に項目名と金額が反映される仕様です。
  • 契約条件の「解約時必要費用」
  • 解約処理ステータスの「工事詳細を登録画面」
    （解約精算書では、項目名および金額は表示されず、原状回復工事費用の合計請求金額が表示されます。）
  • 契約条件の「敷金償却」
• 貸主請求分
  貸主に請求する費用を登録します。
  例：原状回復工事費用の貸主負担分など
  
  予め、以下の箇所に登録しておくと、自動的に貸主請求分に項目名と金額が反映される仕様です。
  • 解約処理ステータスの「工事詳細を登録画面」は、項目名・金額だけでなくオーナー負担分割合の登録が必要です。
    （解約精算書では、項目名および金額は表示されず、原状回復工事費用の合計請求金額が表示されます。）
    
    
• 原状回復工事支払い登録
  工事業者へ実際に支払う項目名や金額を登録します。
  予め、解約処理ステータスの工事詳細登録画面で原価を登録すると
  この項目に「原状回復工事費用（業者支払分）」として金額が自動反映されます。
  
  尚、工事業者が複数いる場合は、解約精算書作成画面には業者ごとに金額が自動割振りされませんので、
  下の画像のように解約精算書作成画面で行を追加して、業者ごとに原価の登録をお願いします。
  
  

解約精算（敷金精算）を登録

• 解約精算（敷金精算）を登録
  解約精算書で作成した項目の入出金日を登録する画面です。
  また、敷金や借主請求分の費用をオーナー精算に表示させるかどうかも併せて変更することができます。
  

以上の操作をすべて終えることで、ホーム画面の解約処理中一覧から契約者の名前が消えて、解約処理が完了します。

解約処理が完了させたのに、解約処理中から契約者が抜けない場合

よくあるお問い合せの中に、「解約処理を全て終わらせたのに、ホーム画面の件数が減らない」というものがあります。
それは、解約処理は完了できているが「解約タスクが完了していない」ことが原因で起きている可能性がございます。

解約処理が完了しているのに、解約タスクが完了していない場合は
ホーム画面の解約処理中一覧に「タスク未完了」というステータスで残り続けます。
タスク完了にするためには、まず解約処理ステータスより、「解約タスクを管理」画面に移動してください。

解約タスクを完了させる方法は2種類ございます。

１、作成したタスクの「締切日」「完了日」を漏れなく入力してください。（推奨）
→タスクの締切日のみ、あるいは完了日のみ入力した状態ですと、タスクが完了したという状態にはならない仕様です。
タスクを完了させるために、締切日と完了日を漏れなく登録した後、「上書き保存」の緑のボタンを押してください。
※利用していないタスクは、個別の削除ボタンを押すことで、締切日と完了日の登録の手間が省けます。

２、タスクそのものを削除してください。
→タスクそのものを削除することで、タスクを終わらせる方法がございます。
こちらの方法は、ユーザーの方で解約タスクを作成した覚えがない場合のみご利用ください。

この操作によって、ホーム画面の解約処理中一覧から契約者の名前が消えて、解約処理が完了します。